L' Agenzia delle Entrate (per brevità Ade) ha introdotto uno standard per la compilazione delle fatture che dal 1° gennaio 2019 in poi dovranno essere emesse in formato elettronico (file XML). Quindi ora tutti i software di fatturazione, presenti sul mercato, devono poter generare le fatture seguendo questo standard.

L'Agenzie delle entrate ha inoltre stabilito che le fatture generate in questo modo non vanno più inviate direttamente al destinatario della fattura, ma è l' Agenzia delle Entrate stessa che si incarica dello smistamento.

È stato quindi creato il Sistema di Intercambio (in breve SDI), per capire cosa fa immaginiamolo come una sorta di postino.

Le fatture generate vanno inviate allo SDI che si occuperà di farle recapitare ai nostri clienti (oltre logicamente a memorizzarle per i suoi scopi).

Come fa lo SDI a recapitare le fatture?

L'Agenzia delle Entrate ha previsto 2 metodi:

1) Codice Destinatario: è un codice di 7 caratteri che identifica un Intermediario, ossia un soggetto terzo a cui l'Ade invia e da cui riceve le vostre fatture, sarà poi l'intermediario che si occuperà di farvele recapitare e che prenderà da voi le fatture in uscita (ciclo attivo) per poi inviarlo all'Ade.

Per capirci meglio Aruba è un intermediario, tutti quelli che usufruiscono del servizio di Aruba hanno lo stesso codice intermediario, l'Ade comunicherà e riceverà i vostri dati da Aruba e Aruba si preoccuperà di comunicarli e riceverli da voi.

2) PEC: L'agenzia delle Entrate via manda le fatture passive tramite PEC, voi mandate le fatture attive all'ADE tramite PEC. il primo invio va fatto all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it, con la prima ricevuta di accettazione lo SDI vi comunicherà l'indirizzo definitivo a cui inviare le successive fatture.

Come faccio a dire all'Agenzia delle Entrate quale di questi due metodi ho scelto?

Dovete saper che ognuno di noi ha a sua disposizione un' apposita area all'interno del sito dell' Agenzia delle Entrate comunemente chiamato Entratel o Cassetto Fiscale o Fatture e Corrispettivi, quest'area è disponibile sia per i soggetti fisici che per le Partite IVA, Società etc.

Accedendo a questa Area Privata e andando nella sezione Fatture e Corrispettivi è possibile indicare con quale metodo si intende comunicare con lo SDI. (leggi procedura dettagliata)

Come mai allora tutti i miei fornitori mi chiedono il codice destinatario o la PEC?

Nello standard della Fattura Elettronica di cui abbiamo parlato all'inizio sono presenti come campi obbligatori o il Codice Destinatario o la PEC, questi campi vengono presi in considerazione dal Sistema di Interscambio solo ed esclusivamente se non avete dichiarato esplicitamente all' Ade con quale metodo volete ricevere ed inviare le Fatture Elettroniche.

Quindi indubbiamente è molto più semplice dichiarare all' Ade quale è il metodo scelto piuttosto che comunicare a tutti i nostri fornitori la nostra PEC o Codice Destinatario.

In questo caso il nostro fornitore dovrà limitarsi a mettere 7 zeri nel campo codice destinatario e lo SDI, leggendo la partita IVA e il metodo di comunicazione da voi scelto, provvederà a recapitarvi la fattura.

E se non comunico nulla a nessuno?

In questo caso le fatture ricevute vanno nel vostro Cassetto Fiscale a cui potete accedere per scaricarle e inviarle al vostro commercialista.

Archiviazione Sostitutiva

Oltre all'obbligo della Fatturazione Elettronica dal 1° Gennaio 2019 entra in vigore anche l'obbligo dell' Archiviazione Sostitutiva: con le fatture cartacee il vostro commercialista, a fine anno fiscale, effettuava la cosiddetta Protocollazione e Archiviazione delle Fatture, procedura che serviva a far si che le fatture non venissero alterate e che potessero essere messe a disposizione o dell'Agenzia delle Entrate o dalla Polizia Tributaria nel momento in cui ne facessero richiesta.

L'archiviazione Sostitutiva delle Fatture Elettroniche è un processo analogo, solo che si applica alle fatture elettroniche, sul mercato esistono diverse soluzioni per effettuare questa procedura, quella che noi consigliamo è la più semplice e a mio avviso la più naturale esistente, quella dell'Agenzia delle Entrate.

Infatti l'Ade mette a disposizione un servizio di Conservazione Sostitutiva completamente gratuito, basta entrare nella sezione Fatture e Corrispettivi e semplicemente mettendo un Flag per aderire all'accordo di utilizzo del servizio.

Da quel momento in poi tutte le Fatture Elettroniche che transiteranno attraverso lo SDI saranno automaticamente archiviate a norma di legge.

Per le fatture precedenti, il servizio prevede una funzione di import anche se poco pratica, infatti si possono caricare solo 5 file per volta, infatti il consiglio è quello di attivare il servizio il prima possibile anche se utilizzate degli intermediari che offrono il loro servizio di Archiviazione.