Quali regole occorre seguire per una corretta numerazione delle fatture elettroniche? La procedura prevede le stesse regole che vi sono per i modelli cartacei. Ecco una guida per procedere correttamente ed evitare spiacevoli inconvenienti con il fisco.
Numerazione progressiva delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche, al pari di quelle cartacee, seguono una numerazione progressiva che può contenere sia numeri che lettere. La normativa non prevede strutture obbligatorie dei numeri, che possono assumere così più forme, ma sancisce che ogni documento debba essere identificato da un numero progressivo che consenta in modo univoco il riconoscimento. Questo è quanto previsto dalla Legge di Stabilità 2013, che ha parzialmente modificato l'articolo 21 del D.P.R. 633/72 adeguando la normativa italiana a quella europea.
Tra le varie modifiche è scomparso l'obbligo di iniziare ogni anno con una nuova numerazione, in quanto non fa più riferimento all'ordine progressivo per anno solare. In questo modo è possibile proseguire con la numerazione progressiva delle fatture anche per tutti gli anni di svolgimento dell'attività.
L'interpretazione della legge di Stabilità ha dato origine a diversi dubbi per gli addetti ai lavori, chiariti poi dalla R.M. 1/E/2013 dell'Agenzia delle Entrate. Stando a quanto riportato nel documento qualsiasi tipologia di numerazione progressiva che, unita alla data di emissione, possa garantire un'identificazione univoca della fattura può essere validamente adottata. Di conseguenza, come anticipato, anche una numerazione progressiva delle fatture elettroniche che, iniziando dalla numero 1 prosegue ininterrottamente per tutti gli anni di attività, può considerarsi conforme.
Nel caso in cui invece si opti per una nuova numerazione che riparte da 1 all'inizio di ogni anno solare, sarà la data a fornire l'elemento indispensabile per un'identificazione univoca. Anche la data è, lo ricordiamo, uno degli elementi indispensabili in ogni fattura ai sensi dell'articolo 21 - lettera A. Le diverse modalità di numerazione progressiva per ciascun anno solare potranno quindi essere:
Fatt. n. 1 del … (indicare la data)
Fatt. n. 2 del … (indicare la data)
Fatt. n. 1/anno (oppure n. anno/1)
Fatt. n. 2/anno (oppure n. anno/2)
Appare quindi evidente che entrambe le tipologie sono conformi e il contribuente potrà decidere di adottare quella a lui più agevole.
Numerazione fatture elettroniche con registri sezionali
Come comportarsi in presenza di sezionali? Una catena di prodotti che gestisce diversi punti vendita, ad esempio, avrà necessità di registri sezionali, così come chi esercita più attività. Per questi casi è possibile utilizzare una numerazione progressiva fatture elettroniche utilizzando diverse serie, contraddistinte dalle lettere dell'alfabeto.
Potremmo così avere una fattura 01/2022/a che identifica il sezionale "a" e un documento 01/2022/b che identifica invece l'altro sezionale. Anche in presenza di sezionali è possibile scegliere tra una numerazione progressiva che si azzera a fine anno per ripartire dalla numero 1 l'anno successivo, oppure una numerazione che prosegue ininterrotta negli anni.
Cosa accade se c'è il salto numerazione delle fatture elettroniche?
Può accadere che nel numerare la fattura elettronica appena emessa, una svista porti a "saltare un numero" passando, ad esempio dalla 11 alla 13. Cosa succede in questi casi? Fortunatamente l'errore della numerazione non è sanzionabile, in quanto si tratta di una violazione meramente formale.
A stabilire la non punibilità dell'errore è l'articolo 6 - comma 5 bis - del Decreto legislativo 472/1997, il quale ribadisce che non sono sanzionabili le violazioni che non arrecano pregiudizio nelle azioni di controllo e non incidono sulla determinazione della base imponibile, dell'Iva e del versamento del tributo.