Quali sono le regole per l'emissione del documento di trasporto? Chi deve emettere il DDT? Introdotto nell'agosto 1996 con il DPR 549/96 il documento di trasporto ha sostituito la bolla di accompagnamento. Con le nuove norme i beni viaggianti, tranne alcune eccezioni, non necessitano di alcun documento accompagnatorio a patto che la fattura relativa alla merce venga emessa, ovvero trasmessa al Sistema di Interscambio, entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione, come previsto a partire dal 1° luglio 2019 dal Decreto Crescita (Legge n. 58/2019).
Quando è obbligatorio emettere il DDT
Il DDT in duplice copia deve essere necessariamente prodotto in due situazioni specifiche, stabilite dalla normativa IVA, e più precisamente quando ci si avvale della facoltà di emettere fattura differita entro il giorno 15 del mese successivo all'acquisto, e quando la movimentazione dei beni avviene a titolo non traslativo della proprietà. In quest'ultimo caso il DDT dovrà specificare la causale del trasporto della merce, diversa dalla vendita. Le possibili cause che danno luogo al trasferimento della merce senza vendita possono comprendere:
• conto visione, quando la merce viene spedita affinché il cliente possa prenderne visione e poi rimandarla indietro Se la merce non dovesse essere rimandata indietro entro un anno dall’emissione del ddt, dovrà essere emessa fattura
• conto deposito, causale da usare quando i beni vengono trasportati verso un magazzino o un deposito diverso da quello di partenza
• conto vendita, quando la merce viene inviata a un cliente incaricato della vendita. La proprietà del bene resta in capo all’azienda ed entro un anno i beni dovranno essere restituiti o fatturati
• tentata vendita, quando il cedente intende concretizzare la vendita presso il cliente. In questo caso carica la merce sul mezzo di trasporto per poi effettuarne la vendita
• prestito d’uso, può essere indicata questa dicitura nel documento di trasporto quando la merce viene inviata al fornitore per l’immediato impiego
• conto lavorazione, è il caso in cui la merce viene inviata a una seconda azienda che si occupa della lavorazione. Al termine di questa la merce torna alla prima azienda che ne conserva la proprietà
• omaggio, è il caso in cui si invia la merce in omaggio. Occorre emettere fattura solo ai fini della rivalsa IVA
• riparazione o riparazione in garanzia, la merce viene movimentata per una riparazione. In questo caso è obbligatorio segnalare se si tratta di riparazioni in garanzia oppure no
• reso per accredito, la merce in questo caso deve essere accompagnata da una nota di credito
• reso per sostituzione, si verifica quando viene spedita della merce in sostituzione di altra restituita
L'emissione di DDT non è infine obbligatoria in caso di esportazione, in quanto per l'espletamento delle pratiche doganali è richiesta la fattura immediata.
Come compilare il documento di trasporto
Si tratta di un documento basilare per la gestione del magazzino, che deve essere emesso in duplice copia (originale per il cliente e copia da trattenere dal cedente).
Se non esistono regole precise che stabiliscono forma, dimensione e tracciato, vi sono però alcuni dati che il documento di trasporto deve necessariamente contenere. A stabilirlo è l'articolo 1 del DPR 472/96, che prevede:
• numero progressivo
• data di consegna della merce, anche quando questa non coincide con quella della compilazione del documento (come stabilito dal CM 249/e/1996)
• generalità dei soggetti coinvolti, con indicazione della residenza. Per i soggetti non residenti è necessario indicare l'ubicazione della stabile organizzazione
• generalità dell'impresa di trasporto nel caso in cui la consegna venga affidata a soggetti terzi. Non occorre indicare i dati del soggetto che materialmente effettua il trasporto e, nel caso di più vettori, è sufficiente indicare il primo
• natura, qualità e quantità della merce oggetto del trasporto. Per la quantità è sufficiente indicare il dato in cifre
Se questi elementi sono contenuti nella nota di consegna, lettera di vettura o polizza di carico, questi ultimi possono essere equiparati al documento di trasporto.
Conservazione del documento di trasporto
L'obbligo di conservazione del documento di trasporto segue le stesse regole previste per i documenti fiscali rilevanti ai fini IVA stabilite dall'articolo 39 DPR 633/1972, ovvero fino al momento in cui non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo d'imposta.
A fini civilistici l’art. 2220 del Codice Civile prevede invece che i documenti di trasporto debbano essere conservati, sia dall’emittente che dal destinatario, per dieci anni dalla data della loro emissione.
Per comprendere per quanto tempo è obbligatoria la conservazione a norma del DDT elettronico è necessario fare riferimento a diversi impianti normativi.
Il primo riferimento normativo è dato dall’art.2220 del Codice Civile, il quale stabilisce che i documenti devono essere conservati per 10 anni a partire dalla data dell’ultima registrazione.
Ai fini IVA è il DPR n.633/1972 a regolamentare le tempistiche, prevedendo all’art.39 che i documenti debbano essere conservati fino al momento in cui non sono stati definiti gli eventuali accertamenti relativi al periodo d’interesse.
Il DMEF del 17 Giugno 2014, infine, stabilisce che il DDT - che svolge funzioni fiscali al pari delle fatture - debba essere conservato secondo la normativa prevista.
In definitiva, i documenti di trasporto vanno conservati per almeno 10 anni dalla data ultima di registrazione. Qualora poi emergesse la necessità di ulteriori accertamenti fiscali si è tenuti alla loro conservazione fino alla fine dell’intero procedimento.
La conservazione digitale del Documento di trasporto
Le linee guida per la conservazione dei documenti digitali sono quelle emanate dall’AgID in riferimento all’art.71 del CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale). Sono entrate in vigore, abrogando diversi provvedimenti in materia, il 1° Gennaio 2022.
Come specificato dal CAD, la modalità di conservazione dei documenti digitali deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti e degli eventuali fascicoli di documenti digitali.
Come stabilito dal DMEF i documenti informatici ai fini tributari devono utilizzare "i formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta nel manuale di conservazione, atti a garantire l'integrità, l'accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico".
DDT digitale, quali vantaggi?
Collegare la fatturazione elettronica ai relativi ordini è molto facile, e il DDT digitale rappresenta un'importante semplificazione dei processi aziendali. Grazie alla dematerializzazione completa degli ordini, si evitano inutili sprechi di tempo e si prevengono errori.
Chi sceglie la digitalizzazione DDT aziendale potrà gestire velocemente tutta la documentazione legata agli ordini, senza dover adottare pratiche specifiche per la fatturazione e per il documento di trasporto in formato cartaceo. La documentazione è quindi coerente in maniera automatica e ciò evita di commettere errori durante la compilazione. Il processo che si viene a creare è quindi standardizzato e questo permetterà di investite maggiori energie in altre attività che possano migliorare il business.