Tempistiche per l’Invio delle Fatture Elettroniche: Guida Completa 2024

L'introduzione della fatturazione elettronica ha rappresentato un cambiamento significativo per le imprese e i professionisti italiani. Dal 1° gennaio 2019, tutte le transazioni tra soggetti passivi IVA (imprese e professionisti) devono essere documentate attraverso fatture elettroniche, utilizzando il Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Tuttavia, una delle questioni più delicate riguarda le tempistiche per l’invio delle fatture elettroniche. Nel 2024, rispettare queste scadenze è fondamentale per evitare sanzioni. In questo articolo, esamineremo le normative attuali e le tempistiche da seguire per l'emissione e l'invio delle fatture elettroniche, tenendo conto delle eccezioni e delle particolari casistiche.

1. Fatturazione elettronica: le basi normative

La fattura elettronica è un documento emesso in formato digitale che deve essere trasmesso all'Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Questo sistema verifica che le fatture siano conformi alle regole tecniche previste e, solo successivamente, le inoltra ai destinatari. L’obbligo di emettere fattura elettronica riguarda tutti i soggetti passivi IVA italiani, salvo alcune eccezioni (ad esempio, i contribuenti minimi e forfettari, fino a determinate soglie di fatturato).

Le norme che regolano le tempistiche dell’emissione delle fatture elettroniche sono principalmente contenute nel D.Lgs. 127/2015 e nell'articolo 21 del DPR 633/72, che disciplinano anche l'iter di trasmissione delle stesse.

2. Tempistiche per l’emissione delle fatture elettroniche

Uno degli aspetti fondamentali della fatturazione elettronica è rispettare le scadenze previste per l’emissione delle fatture. Secondo la normativa vigente, le tempistiche variano a seconda del tipo di operazione:

• Fatture immediate: La fattura immediata deve essere emessa entro 12 giorni dalla data in cui si verifica l’operazione (ovvero la consegna del bene o la prestazione del servizio). Ad esempio, se un servizio viene erogato il 1° marzo 2024, il termine ultimo per l’emissione della fattura è il 13 marzo 2024. Questo termine è stato esteso dai precedenti 10 giorni a 12 giorni, grazie a un aggiornamento legislativo che mira a rendere più agevole la gestione della fatturazione elettronica.

• Fatture differite: In alcuni casi, come nelle cessioni di beni con trasporto documentato da un documento di trasporto (DDT) o nelle prestazioni di servizi documentate da rapporti contrattuali, è possibile emettere una fattura differita. La fattura differita può essere emessa entro il 15° giorno del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione. Ad esempio, se un bene viene consegnato il 20 febbraio 2024, la fattura potrà essere emessa fino al 15 marzo 2024.

3. Tempistiche per l'invio delle fatture elettroniche tramite SdI

Dopo aver creato la fattura elettronica in formato XML, questa deve essere trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). È importante notare che la data in cui la fattura si considera emessa è quella di trasmissione al SdI, e non quella di ricezione da parte del destinatario. Per questo motivo, è essenziale inviare le fatture in tempi congrui, rispettando le scadenze previste.

• Fatture immediate: Come già indicato, le fatture immediate devono essere emesse e inviate entro 12 giorni dall’operazione. Tuttavia, se la trasmissione al SdI avviene in ritardo, le sanzioni vengono calcolate in base ai giorni di ritardo, e più avanti vedremo nel dettaglio le sanzioni applicabili.

• Fatture differite: Anche per le fatture differite, il termine per la trasmissione al SdI è entro il 15° giorno del mese successivo a quello dell’effettuazione dell’operazione. La trasmissione tardiva comporta sanzioni proporzionali al ritardo.

4. Eccezioni e casi particolari

Sebbene la normativa sia rigida, esistono alcune eccezioni e casi particolari che meritano attenzione:

• Contribuenti forfettari e minimi: A partire dal 1° luglio 2022, anche i contribuenti in regime forfettario con un fatturato superiore a 25.000 euro annui sono obbligati all'emissione della fattura elettronica. Tuttavia, per chi non supera tale soglia, l'obbligo di fatturazione elettronica resta facoltativo fino al 2024. La tempistica per l'invio delle fatture elettroniche, nel caso di forfettari obbligati, segue le stesse regole dei soggetti IVA ordinari.

• Operazioni verso l’estero: Le operazioni con soggetti non residenti o non stabiliti in Italia, ad eccezione di quelle con sede in Paesi con cui esistono accordi specifici, non sono soggette all’obbligo di fatturazione elettronica. Tuttavia, è necessario trasmettere all’Agenzia delle Entrate i dati delle operazioni transfrontaliere (esterometro) entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello dell’operazione.

5. Sanzioni per ritardo nell’emissione o trasmissione delle fatture elettroniche

La normativa italiana prevede sanzioni pecuniarie per chi non rispetta le tempistiche di emissione e invio delle fatture elettroniche. Le sanzioni variano a seconda del tipo di violazione:

• Mancata emissione o trasmissione tardiva della fattura: In caso di mancata emissione o di invio tardivo della fattura, la sanzione può variare dal 90% al 180% dell’imposta relativa alla fattura non emessa o emessa in ritardo, con un minimo di 500 euro. Nel caso in cui la violazione non incida sulla corretta liquidazione dell'IVA, la sanzione è ridotta a una cifra che va dai 250 ai 2.000 euro.

• Ritardi contenuti: Se la fattura viene trasmessa con un ritardo non superiore a 15 giorni, la sanzione è ridotta del 50%. Questo incentivo mira a incentivare la correzione di errori tempestivamente.

• Ravvedimento operoso: Nel caso di errori o ritardi nell’emissione o trasmissione delle fatture, è possibile avvalersi del ravvedimento operoso, che consente una riduzione delle sanzioni se la violazione viene sanata entro determinati termini.

6. Come evitare ritardi e semplificare la gestione della fatturazione elettronica

Per rispettare le tempistiche di emissione e invio delle fatture elettroniche e evitare sanzioni, è fondamentale dotarsi di strumenti adeguati per la gestione della contabilità. L’utilizzo di software di fatturazione elettronica permette di automatizzare molti processi, riducendo il rischio di errori e velocizzando le procedure di emissione e trasmissione. Inoltre, molti di questi software offrono promemoria automatici e integrazioni con il sistema SdI, garantendo il rispetto delle scadenze.

Un’altra buona pratica è monitorare regolarmente le scadenze fiscali e mantenere una comunicazione costante con il proprio commercialista o consulente fiscale, per assicurarsi di essere sempre aggiornati sulle novità normative.

Conclusione

Nel 2024, rispettare le tempistiche per l’invio delle fatture elettroniche è essenziale per tutte le imprese e i professionisti soggetti all’obbligo di fatturazione elettronica. Sebbene la normativa preveda sanzioni in caso di ritardi, con una buona organizzazione e l’utilizzo di strumenti digitali adeguati, è possibile gestire agevolmente la fatturazione elettronica, rispettando tutte le scadenze previste.