Capire quali sono i più comuni sprechi nella gestione del magazzino è il primo passo per abbatterli e aumentare l'efficienza. I costi superflui piccoli in apparenza, sono difatti in grado di intaccare sensibilmente i margini di guadagno se prolungati nel tempo. Non è difficile immaginare che una gestione magazzino ottimale, che punti a eliminare le condizioni che causano sprechi, possa produrre vantaggi concreti in termini di utilità ed efficienza.
Sprechi più diffusi nella gestione magazzino
Le principali cause che spesso determinano sprechi nella gestione del magazzino possono essere riassunti in:
- sovrapproduzione ed esubero delle scorte
- lunghe soste delle scorte in magazzino
- trasporto della merce
- errata impostazione della logistica
- inutili spostamenti del personale
La prima causa del deperimento delle merci in magazzino è senza dubbio legata alla sovrapproduzione aziendale. Produrre una quantità maggiore di merce rispetto a quella effettivamente vendibile causa inevitabilmente un sovraccarico di scorte. Se è vero che una grande quantità di scorte può portare a una continuità produttiva, con conseguente soddisfazione del cliente, è pur vero che queste non producono alcun valore ma anzi provocano immobilizzazione del capitale, diminuizione di flessibilità, occupazione di spazi che potrebbero essere utilizzati diversamente e possibilità di ritrovarsi con materiale invendibile, perché troppo vecchio. A questo proposito è fondamentale, per le aziende, trovare il giusto compromesso tra disponibilità e domanda del cliente, riuscendo a prevenire le richieste di questi ultimi e instaurando un buon rapporto con i fornitori.
Le lunghe soste delle scorte di magazzino possono riguardare non soltanto le merci da rilavorare ma anche gli operatori, che rimangono fermi senza eseguire alcuna attività in attesa di un evento successivo. Questa inoperatività si traduce in costi per l'azienda determinati sia da scarsa efficienza operativa che dalla possibilità di furti e danneggiamenti della merce. Analizzando le cause che scatenano queste attese (in genere collegate a mancanza di personale, documentazione o mezzi) può contribuire a eliminare o ridurre notevolmente i costi.
Le attività di trasporto della merce sono sicuramente passaggi indispensabili ma non creano nessun valore. Ad aggravare il rischio di incorrere in costi inutili relativi alla gestione del magazzino concorrono i numerosi spostamenti-km che vengono effettuali, e che inevitabilmente aumentano la possibilità che la merce possa subire danneggiamenti. Per cercare d risolvere il problema è necessario utilizzare, laddove possibile, convogliatori che permettano lo spostamento degli articoli senza l'intervento umano, evitare di dover spostare merce inutile per poter prelevare quella necessaria, e ridurre al minimo il rimaneggiamento della merce.
La disorganizzazione dei processi di logistica può portare a registrare costi inutili legati alla gestione del magazzino. Scelte errate nei processi, come ad esempio quella di contare manualmente i colli anziché affidarsi a sistemi di scansione ottica che consentano di automatizzare la procedura, possono portare alla possibilità di errori ma anche a tempistiche decisamente più lunghe per le singole attività. Anche la realizzazione di merce difettosa può generare un rallentamento della produzione e una richiesta di risorse inutili.
Prevedere spostamenti inutili del personale non solo fa perdere buona parte del tempo agli operatori nello svolgimento di attività poco produttive, ma li espone a maggior rischio di infortuni e a una possibilità più elevata di causare danni. Prevedere merce da prelevare collocata in posizione scomoda è uno degli errori più comuni. In generale è sempre bene mettere i collaboratori nella condizione di svolgere i propri incarichi con il minimo sforzo, in modo rapido e senza errori, trovando il giusto compromesso tra azione svolta dall'operatore e presenza di dispositivi di supporto.