Cos'è la nota di debito e quando si deve emettere? Come farla e quali sono le differenze con la nota di credito? Scopriamo tutto quello che occorre sapere su questo documento fiscale e sulla sua compilazione.
Cos'è la nota di debito
Una celebre locuzione latina recita "errare humanum est" a indicare che commettere errori è possibile e che chiunque può sbagliare. Ma come rimediare quando l'errore influisce sugli aspetti fiscali di un'attività? Può capitare a imprenditori e professionisti affermati, così come a nuove partite Iva, di emettere una fattura con errori. Se utilizziamo la fatturazione elettronica e il documento fiscale non è ancora stato inviato, accettato dal Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate e recapitato al cliente è possibile recuperarlo e modificare la fattura errata, correggendo gli errori per poi inviarla nuovamente. Ma cosa accade se il documento è già giunto al destinatario? In questo caso occorre emetterne uno nuovo rettificativo che, a seconda dei casi, può essere una nota di debito o una nota di credito.
Nota di debito e nota di credito, differenze
Se l'importo riportato nella fattura originaria è inferiore a quello dovuto dal cliente si parla di nota di debito, o nota di addebito, mentre quando la rettifica comporta una somma a credito per il cliente il documento assume il nome di nota di credito.
Le situazioni che possono portare alla necessità di emettere la nota di debito a fornitore sono diverse, e possono comprendere ad esempio:
• errori sull'importo indicato in fattura, con indicazione di un prezzo inferiore a quello concordato con il cliente o calcolo IVA errato
• errori di tipo logistico con consegna di una quantità maggiore di merce rispetto a quella indicata sul documento
• storno di una nota di credito errata già emessa
Queste sono alcune delle situazioni più comuni che portano alla necessità di emettere una nota di debito, ma occorre tenere presente che questo documento è obbligatorio in ogni caso in cui il committente si accorge di errori che generano un credito nei confronti del cliente.
La nota di credito invece, si rende necessaria nel caso opposto, ovvero in quelle situazioni in cui l'errore ha determinato un credito che il cliente vanta nei confronti del soggetto che ha erogato merci o servizi. Tra i casi più classici in cui si può dover emettere nota di credito vi sono la restituzione di merce, errori di importo con indicazione di prezzi maggiori a quelli concordati tra le parti o quantità inferiori di merce consegnate rispetto a quelle indicate in fattura. Un altro caso in cui può essere necessario emettere nota di credito è quello in cui ci accorgiamo di avere erroneamente emesso una nota di debito che necessita di essere annullata.
Entrambe le note di variazione possono essere emesse in qualsiasi momento, non appena ci accorgiamo dell'errore. Se però l'errore porta all'emissione di una nota di debito, e ciò avviene dopo la liquidazione periodica IVA relativa alla fattura errata è necessario provvedere a regolarizzare la posizione calcolando le sanzioni relative all'omessa fatturazione, che cresceranno con il passare del tempo.
Nota di debito e fattura, differenze
Che differenza c'è tra una nota di debito e una fattura? In realtà si tratta di due documenti distinti, e mentre la fattura deve essere sempre emessa in caso di vendita merce o prestazione servizi, per la nota di debito l'obbligatorietà è legata alla presenza di errori o dimenticanze che comportino un maggior debito per il cliente.
Come si compila la nota di debito (anche elettronica)
La compilazione della nota di debito non si differenzia molto da quella della fattura o e-fattura. Le informazioni che deve contenere una fattura di debito sono:
• i dati di chi emette e del destinatario della nota di debito (che sono gli stessi di chi ha emesso e ricevuto la fattura errata)
• la dicitura "nota di debito" nell'intestazione
• la numerazione che segue quella delle fatture
• la data di emissione
• il riferimento alla fattura che viene integrata, con indicazione del numero e della data di emissione
• la motivazione che ha reso necessario l'emissione nota di addebito
• importo da integrare
Nel caso di emissione nota di debito elettronica i due codici da utilizzare come tipo documento sono TD05, nel caso in cui si emetta una nota di debito, o TD09 se si tratta di una nota di debito semplificata che modifica esclusivamente l'IVA.
Come viene registrata una nota di debito?
La registrazione della nota di debito segue le stesse regole delle fatture, e deve essere riportata nei registri Iva e nel Libro Giornale seguendo le stesse modalità e tempistiche.
Occorre anche specificare il numero di fattura a cui si riferisce e la data in cui è stato emesso il documento originario.
Come abbiamo detto all'inizio errare è umano, e abbiamo visto che anche correggere gli errori è possibile. Vuoi sapere come gestire tutti i documenti necessari per la corretta gestione fiscale della tua attività? SDiPEC ti offre un software per inviare e ricevere e-fatture, note di debito e tutti i documenti fiscali in totale autonomia, senza intermediari, costi aggiuntivi o canoni annuali!