Uno dei problemi più comuni che possono verificarsi a seguito della fatturazione elettronica riguarda la mancata consegna del documento. Cosa è necessario fare in questi casi?
Invio e mancata consegna della fattura elettronica, i possibili errori
Nel momento in cui viene emessa una fattura elettronica il documento viene automaticamente inviato anche al Sistema di Interscambio che, dopo aver controllato che non vi siano errori, lo recapita all'interessato attraverso il codice destinatario o mediante PEC.
Può però accadere che la consegna della fattura elettronica non risulti possibile, e in questo caso il Sistema di Interscambio avvisa l'emittente attraverso una notifica di mancata consegna. L'emittente a sua volta è tenuto a segnalare l'anomalia al destinatario, invinado una copia della fattura in formato PDF o cartaceo.
I motivi per cui ciò avviene sono spesso legati alla mancanza della registrazione dell'indirizzo telematico, che deve essere fatta presso l'apposito registro dell'Agenzia delle Entrate. Quando non vi è stato questo passaggio (o è stato fatto in modo scorretto) si possono verificare diversi errori, che possono essere ad esempio identificati con la dicitura "Codice destinatario errato", "PEC sbagliata", "PEC piena o disattiva".
Cosa fare in caso di mancata consegna della fattura elettronica?
Il Sistema di Interscambio reagisce in modo diverso a seconda del tipo di destinatario, e se per una e-fattura intestata alla Pubblica Amministrazione tenta nuovi invii nei 10 giorni successivi, per fatture indirizzate a privati o imprese compie un totale di 6 invii a distanza di almeno 12 ore uno dall'altro, nei successivi sei giorni.
In ogni caso il Sistema di Interscambio provvederà a recapitare, nel Cassetto Fiscale del destinatario sotto la voce "Dati rilevanti ai fini IVA", una copia del documento in formato XML.
La differenza di destinatario (PA o privati) non comporta solo i diversi tentativi di recapito da parte del Sistema di Interscambio, ma anche obblighi diversi a carico del soggetto che emette il documento.
Nel caso di fattura indirizzata a clienti privati, quindi con solo codice fiscale, non vi è obbligo di ricezione documento in file XML ed è sufficiente recapitare copia in formato cartaceo o PDF, oltre a provvedere all'invio al Sistema di Interscambio.
Qualora il destinatario sia un'impresa la mancata consegna può essere la conseguenza di un codice destinatario o di una PEC non inseriti o sbagliati. In questo caso è indispensabile che il mittente comunichi al destinatario il problema, inoltrandogli un PDF o una copia cartacea del documento. In alternativa può invitarlo a rintracciare l'originale nel proprio cassetto fiscale, come descritto sopra. Tale azione è necessaria ai fini di una corretta deduzione del costo e dell'IVA.
Per il documento elettronico indirizzato alle Pubbliche Amministrazioni infine, dopo i vari tentativi di reinvio programmati nell'arco dei successivi 10 giorni, il Sistema di Interscambio provvede a comunicare al soggetto che ha emesso la fattura l'esito negativo. A questo punto il mittente dovrà procedere autonomamente, inviando la fattura attraverso posta elettronica o PEC.