La fatturazione elettronica è diventata uno degli strumenti chiave per la gestione fiscale e contabile delle imprese in Italia. Introdotta progressivamente a partire dal 2014 per la Pubblica Amministrazione e resa obbligatoria nel 2019 per i privati, ha trasformato il modo in cui le aziende emettono, ricevono e conservano le fatture. Grazie all’Agenzia delle Entrate, che gestisce il Sistema di Interscambio (SDI), il processo di fatturazione elettronica è diventato un flusso sicuro e tracciabile che garantisce maggiore trasparenza e semplificazione. In questo articolo, vedremo come funziona la fatturazione elettronica attraverso l’Agenzia delle Entrate, quali sono le sue caratteristiche principali e come le imprese e i professionisti possono sfruttarla al meglio.
Cos'è la fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è un sistema digitale per l'emissione, la trasmissione e la conservazione delle fatture in un formato strutturato e conforme alle normative fiscali italiane. Il formato utilizzato è l'XML (eXtensible Markup Language), che garantisce che tutti i dati contenuti nella fattura siano standardizzati e leggibili dai sistemi informatici. A differenza delle fatture cartacee, quelle elettroniche devono essere inviate attraverso il Sistema di Interscambio (SDI), un sistema gestito dall’Agenzia delle Entrate che si occupa di ricevere, verificare e trasmettere le fatture ai destinatari.
Una volta inviata la fattura al SDI, quest'ultimo controlla la correttezza formale dei dati e, se tutto è regolare, la inoltra al destinatario. Questo processo, che avviene in pochi secondi, è completamente digitale e non richiede più l'uso di carta o la firma manuale dei documenti. Se ci sono errori formali o tecnici nella fattura, il SDI invia una notifica di scarto, consentendo all'emittente di correggere e rinviare la fattura.
Obbligatorietà della fatturazione elettronica
Dal 1° gennaio 2019, la fatturazione elettronica è obbligatoria per la maggior parte dei soggetti IVA in Italia, inclusi imprese e professionisti. Sono escluse dall'obbligo solo alcune categorie, come i contribuenti minimi e forfettari, che possono comunque scegliere di aderire volontariamente al sistema. L'obbligatorietà riguarda sia le operazioni tra privati (B2B) che quelle verso la Pubblica Amministrazione (B2G), con l’obiettivo di ridurre l’evasione fiscale e semplificare la gestione contabile.
Come funziona il Sistema di Interscambio (SDI)
Il Sistema di Interscambio è il fulcro della fatturazione elettronica in Italia. Gestito dall'Agenzia delle Entrate, il SDI è responsabile di ricevere le fatture elettroniche dai fornitori, verificare che rispettino il formato richiesto e inoltrarle ai destinatari. La fattura elettronica può essere trasmessa al SDI tramite diversi canali, come:
- PEC (Posta Elettronica Certificata), uno strumento simile all'email ma con valore legale.
- Portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate, che consente alle imprese e ai professionisti di caricare manualmente le fatture.
- Software gestionali che si interfacciano automaticamente con il SDI.
- Servizi web service per l’invio massivo delle fatture da parte di grandi imprese.
Dopo aver ricevuto la fattura, il SDI effettua controlli automatici per assicurarsi che i dati siano corretti, come la presenza del codice destinatario e la validità della partita IVA del destinatario. Se tutto è corretto, la fattura viene inoltrata. In caso contrario, il SDI invia una notifica di scarto, fornendo dettagli sui motivi dell'errore.
Fatturazione elettronica e Agenzia delle Entrate: il portale “Fatture e Corrispettivi”
Per agevolare le imprese e i professionisti nella gestione della fatturazione elettronica, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione il portale “Fatture e Corrispettivi”, accessibile dal proprio sito web ufficiale. Questo portale rappresenta un punto centrale per l’invio, la ricezione e la conservazione delle fatture elettroniche. Tramite il portale, è possibile:
- Emettere e inviare fatture elettroniche. Il sistema permette di compilare le fatture direttamente online e inviarle al SDI in modo rapido e sicuro.
- Ricevere fatture. Le fatture ricevute dai fornitori vengono automaticamente memorizzate nel portale e sono consultabili in qualsiasi momento.
- Gestire le notifiche. Ogni volta che una fattura viene scartata o accettata, il sistema invia notifiche, che possono essere monitorate dal portale.
- Conservare le fatture. L’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito di conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche per dieci anni, come previsto dalla legge. Questo servizio consente alle imprese di archiviare le fatture in modo sicuro e conforme alle normative fiscali.
Il portale è particolarmente utile per le piccole imprese e i professionisti che non utilizzano software gestionali complessi. Attraverso un’interfaccia semplice e intuitiva, consente di gestire tutte le operazioni relative alla fatturazione elettronica direttamente online.
Vantaggi della fatturazione elettronica
L'introduzione della fatturazione elettronica ha portato numerosi vantaggi sia per le imprese che per l'intero sistema fiscale italiano. Uno dei principali benefici è la semplificazione amministrativa, poiché non è più necessario stampare, archiviare e spedire fatture cartacee. Questo comporta un risparmio economico significativo in termini di materiali e tempo, oltre a ridurre l'impatto ambientale.
La fatturazione elettronica migliora anche la trasparenza e la tracciabilità delle operazioni commerciali. Poiché ogni fattura viene registrata e conservata digitalmente, è possibile avere un controllo accurato delle transazioni e ridurre il rischio di errori o frodi. Le autorità fiscali, inoltre, possono monitorare in tempo reale le operazioni tra le imprese, contrastando più efficacemente l'evasione fiscale.
Un ulteriore vantaggio è rappresentato dalla velocità dei processi. Le fatture elettroniche vengono inviate e ricevute quasi istantaneamente, riducendo i tempi di attesa e accelerando i cicli di pagamento. Questo è particolarmente importante per le imprese che operano con clienti e fornitori in diverse parti del Paese, poiché facilita la gestione dei flussi di cassa.
Infine, la fatturazione elettronica garantisce maggior sicurezza nella conservazione dei documenti. Grazie al servizio di conservazione sostitutiva offerto dall’Agenzia delle Entrate, le imprese possono archiviare le fatture in modo sicuro e conforme alle normative per dieci anni, senza rischiare di perderle o danneggiarle.
Cosa fare in caso di errore nella fattura
Se una fattura elettronica viene scartata dal SDI a causa di un errore formale o tecnico, è importante correggerla e rinviarla entro i tempi previsti. L'emittente riceve una notifica di scarto con i dettagli dell’errore, che può riguardare, ad esempio, dati mancanti o la partita IVA errata del destinatario. Dopo aver apportato le necessarie correzioni, la fattura deve essere nuovamente inviata al SDI, che effettuerà un nuovo controllo.
È importante monitorare le notifiche ricevute dal SDI, poiché queste forniscono informazioni cruciali sullo stato della fattura. Ignorare una notifica di scarto potrebbe comportare problemi contabili e fiscali, oltre a ritardi nei pagamenti.
La fatturazione elettronica, gestita attraverso l’Agenzia delle Entrate e il Sistema di Interscambio, rappresenta un cambiamento significativo nella gestione delle transazioni commerciali in Italia. Grazie a un processo completamente digitale, le imprese e i professionisti possono beneficiare di una maggiore efficienza, trasparenza e sicurezza nella gestione delle proprie fatture. Con strumenti come il portale "Fatture e Corrispettivi", l’Agenzia delle Entrate offre una piattaforma semplice e accessibile per gestire tutte le operazioni relative alla fatturazione elettronica, rendendo questo processo più snello e conforme alle normative.