Si sente spesso parlare di fattura elettronica e di split payment però non a tutti è davvero chiaro di cosa sia e come funzioni. Invece si tratta di una procedura che sempre più spesso entrerà a far parte della nostra quotidianità, soprattutto nei rapporti con le pubbliche amministrazioni. Ecco, allora, una guida dettagliata all'argomento per non incorrere in errori.
Che cos'è lo split payment
Il termine split payment sta ad indicare letteralmente la scissione del pagamento. In pratica quando si compra un bene o un servizio, oltre al costo dello stesso il cliente paga anche l'Iva (imposta sul valore aggiunto) che il venditore incassa e poi periodicamente gira al Fisco. Con lo split payment, invece, l'acquirente versa l'Iva direttamente nelle casse dello Stato, senza l'intermediazione del venditore. Nato con l'intento di combattere l'evasione fiscale, il sistema dello split payment è in vigore soltanto nei rapporti con la Pubblica Amministrazione e in alcun modo viene applicato nelle transazioni fra privati per cui vige la modalità classica di versamento dell'Iva. Lo split payment va a stretto contatto con la fatturazione elettronica, altro strumento introdotto da poco nel nostro ordinamento e già reso obbligatorio sia per privati che per enti pubblici in modo tale da avere una traccia precisa del passaggio di denaro fra aziende e aziende e fra le stesse e la PA. L'utilizzo di questo sistema di pagamento differenziato dell'Iva è stato perfezionato con il Decreto Dignità ed è regolato da linee guida molto dettagliate che indicano anche le eventuali sanzioni previste in caso di mancata indicazione di alcuni dati nelle fatture elettroniche che devono chiaramente contenere lo split payment.
Quando si può utilizzare lo split payment
Lo split payment, come già detto, viene utilizzato solo nei rapporti tra aziende private e Pubblica Amministrazione oppure tra liberi professionisti e PA. Il meccanismo è molto semplice. Un'azienda di pulizie fornisce la sua opera ad un ospedale pubblico: la fattura mensile che l'azienda invia periodicamente alla PA conterrà solo il costo del servizio e non l'Iva. Questa imposta, in realtà, verrà versata dall'azienda acquirente direttamente al Fisco. Lo split payment vale sia per tutte quelle realtà che possono rientrare nella grande famiglia della Pubblica Amministrazione ma anche per tutte le aziende partecipate, quindi con una quota di capitale in mano allo Stato, che afferiscono alla stessa regolamentazione. Affinché si possa realizzare lo split payment, però, sulla fattura ci deve essere chiara indicazione che si adotti questo sistema di pagamento scisso. In particolare la dicitura che deve essere inserita in ogni fattura è la seguente: "Operazione soggetta a split payment – il cedente non incassa l’IVA ai sensi dell’ex art.17-ter del DPR 633/1972, l’acquirente è obbligato al versamento all’Agenzia delle Entrate". In questo modo la PA in questione verserà l'Iva direttamente allo Stato e l'importo del servizio andrà invece al fornitore secondo tempi e strumenti utilizzati di consueto. L'omesso inserimento di questa dicitura che sottolinei il ricorso allo split payment può portare a gravi conseguenze che verranno successivamente analizzate.
Qual è la normativa che regola lo split payment
Lo split payment è un sistema che viene regolamentato dal Dpr 633/1972 nell'articolo 17 ter. Tuttavia, con l'entrata in vigore del Decreto Dignità sono state introdotte alcune modifiche molto importanti. Una di queste riguarda i liberi professionisti, in particolare per quelli che nella fattura inseriscono oltre all'Iva anche la ritenuta d'acconto, come ad esempio gli avvocati oppure un architetto o un commercialista. In pratica, nel caso in cui sulla fattura emessa nei confronti della PA sia presente la ritenuta d'acconto, il professionista non può ricorrere allo split payment ma dovrà farsi versare anche l'importo equivalente al costo dell'Iva e poi provvedere a versare suddetto importo nelle casse del Fisco. I professionisti che invece non utilizzano la ritenuta d'acconto possono ricorrere allo split payment secondo le modalità fin qui illustrate e soprattutto prestando sempre molta attenzione all'inserimento della specifica voce che riguarda proprio lo split payment. Queste sono le regole vigenti al momento ma non è detto che in futuro possano esserci delle modifiche così come è accaduto con il Decreto Dignità.
Quali sono i soggetti interessati allo split payment
Come è stato già detto, lo split payment interessano tutte quelle realtà che hanno rapporti con la Pubblica Amministrazione e con le società controllate. Ma come è possibile individuare con certezza quelle realtà che sono obbligate al rispetto dello split payment? In questo senso vengono in aiuto il sito del Ministero delle Finanza e quello di iPA, con l'indice delle pubbliche amministrazioni. Il primo elenco è consultabile all'indirizzo https://www1.finanze.gov.it/finanze3/split_payment/public/#/#testata mentre il secondo si può visionare collegandosi all'indirizzo web https://www.indicepa.gov.it/documentale/index.php. Entrambi i siti mettono a disposizione un comodo e veloce motore di ricerca interno per consentire all'utente di verificare attraverso il nome, la categoria, il codice fiscale e molti altri dati se la PA con la quale si intrattiene rapporti è effettivamente fra i soggetti interessati dallo split payment. In caso di difficoltà o dubbi, è comunque possibile contattare inumeri verdi messi a disposizione per gli utenti così da avere la certezza di aver individuato la Pubblica Amministrazione con la quale si intrattengono rapporti commerciali. Ci sono tutti gli elementi, dunque, per non sbagliare e per riuscire a gestire lo split payment senza stress e in autonomia, senza il dubbio che qualcosa possa andare storto.
Fattura elettronica e split payment
Uno dei dubbi che più facilmente attanaglia chi si appresta a dover gestire lo split payment è quello di non sapere come strutturare la fattura da emettere nei confronti della Pubblica Amministrazione. Occorre un formato particolare? Devono esserci dei codici specifici? La questione in realtà è molto più semplice di come si possa immaginare. In una fattura manuale, di quelle che fino a qualche tempo fa erano la stragrande maggioranza delle fatture emesse, per assolvere allo split payment basterà inserire la dicitura specifica prevista in questi casi, ossia "Operazione soggetta a split payment – il cedente non incassa l’IVA ai sensi dell’ex art.17-ter del DPR 633/1972, l’acquirente è obbligato al versamento all’Agenzia delle Entrate". Gli altri dati che servono sono quelli classici per una qualsiasi fattura, ossia l'intestatario della fattura e tutti i suoi dati, la propria partita Iva, l'importo della fattura, etc. Diverso il discorso se si deve fare ricorso alla fattura elettronica, la tipologia di fattura ormai obbligatoria in molti campi e soprattutto nei rapporti con la pubblica amministrazione. In questo caso occorrerà inserire alla voce esigibilità IVA la lettera S per assolvere all'obbligo di indicazione dello split payment. Un'operazione semplice in entrambi i casi, quindi, ma occorre ricordarsi sempre di inserire queste diciture specifiche altrimenti si corre il rischio di incorrere in pesantissime multe.
La mancata indicazione dello split payment in fattura
Il sistema di sanzioni previste per il mancato inserimento della dicitura corretta che indichi lo split payment nelle fatture verso la PA nasce dall'esigenza di non perdere strada facendo quote di Iva che sono indispensabili per il bilancio del Governo. Proprio per questo motivo la legge prevede un sistema sanzionatorio abbastanza punitivo nei confronti di chi non si attiene alle regole. Ai trasgressori sono applicate multe che possono variare da un minimo di mille euro fino ad un massimo di ottomila. La sanzione è prevista anche solo per una piccola dimenticanza in materia. L'Agenzia delle Entrate, inoltre, con la circolare n. 27/2017 ha predisposto anche altri obblighi per quelle aziende o professionisti che dimenticano di inserire la dicitura all'interno di una fattura per la PA. Il primo obbligo è quello di rilasciare una nota di variazione Iva per la fattura sbagliata. Nel caso ci sia più di una fattura con lo stesso errore, è possibile emettere un'unica nota di variazione all'interno della quale, però, devono essere specificatamente indicati i numeri di tutte le fatture sbagliate. Inoltre questa nota di variazione deve essere inviata successivamente alla Pubblica Amministrazione in modo che possa provvedere al versamento dell'Iva corrispondente, sanando così l'errore fatto. Queste attività obbligatorie non sostituiscono in alcun modo la multa che verrà comunque inflitta a tutti coloro risultino in errore da controlli specifici oppure verifiche a campione.
Case history di split payment e reverse change
Sono tanti i professionisti ma anche i contabili d'azienda che vanno in panico quando si inizia a parlare di split payment che spesso viene confuso con il reverse change. In realtà la situazione è meno complessa di quanto si possa immaginare e basta qualche esempio per comprenderla più dettagliatamente. Si prendi in considerazione il caso di una Pubblica Amministrazione che si rivolge ad un'azienda di servizi per la pulizia di un locale di proprietà pubblica che però viene utilizzato a fini commerciali. In questo caso la fattura emessa dall'azienda non avrà l'indicazione dell'Iva che sarà versata direttamente dalla PA ma in questo caso non si parla di split payment ma di reverse change: la dicitura corretta da inserire in questa situazione è "operazione non soggetta ad addebito di IVA, reverse charge ai sensi della lett. a-ter), dell’art. 17, co. 6, del Dpr. n. 633/72.". Se, invece, la fattura contenesse non solo la parte relativa alle pulizie di un locale commerciale ma anche quella delle pulizie di un locale adibito a pubblica utilità, allora la fattura dovrebbe essere scorporata in due parti di cui una senza l'Iva ma con l'indicazione del reverse change e l'altra con l'Iva ma l'indicazione dello split payment che verrà versato al Fisco direttamente dalla Pubblica Amministrazione. Queste due modalità di rapportarsi alla PA, dunque, sono completamente differenti e sono indicate per specifiche situazioni per le quali devono seguire regole ben precise. Deve essere cura del fornitore, azienda o libero professionista, tenere tutto sotto controllo e adeguarsi di volta in volta a quello he la situazione impone.