Può accadere di accorgersi di aver emesso una fattura elettronica errata. Nonostante la fatturazione elettronica sia un obbligo già da diversi anni per la maggior parte delle imprese e liberi professionisti, capita a tutti di sbagliare. Ma come correggere l'errore? Ecco come annullare, correggere o modificare una fattura elettronica.
Cosa fare in caso di fattura elettronica errata?
"Errare humanum est": la celebre locuzione latina ci ricorda che commettere errori è una cosa normale. Ma cosa accade quando lo sbaglio riguarda una fattura elettronica? Prima di vedere i passaggi da seguire è importante ricordare il "percorso" del documento, poiché la correzione prevista sarà diversa a seconda del momento in cui ci accorgiamo dello sbaglio.
La fattura viene creata e successivamente inviata al Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate, o SdI, che entro 5 giorni potrà accettarla o scartarla con una motivazione. Nel caso in cui il documento venga accettato dall'SdI quest'ultimo provvederà a inviarla al soggetto privato (partita IVA), consumatore finale (soggetto senza P.Iva come cittadini o condomini), o a un ufficio Pubblica Amministrazione. A seconda del destinatario la fattura compirà percorsi differenti.
Nel caso in cui l'errore venga rilevato quando la fattura elettronica non è ancora stata inviata si potrà eliminare o annullare, creandone una nuova che riporterà lo stesso numero. Se ci accorgiamo dell'errore dopo l'invio all'SdI invece occorrerà attendere che il sistema di interscambio accetti o scarti il documento. Per questo passaggio possono volerci fino a 5 giorni.
Nel caso in cui l'SdI scarti la e-fattura sarà necessario correggerla e inviarla nuovamente con la stessa numerazione e data. Se invece il documento viene accettato sarà considerato emesso e non più modificabile, e dovremmo procedere con l'emissione di una nota di debito o una nota di credito. Solitamente si preferisce emettere una nota di credito a storno totale, e poi un nuovo docuemnto corretto.
Vi sono alcune tipologie di errore in fattura per i quali è preferibile non emettere note di credito per la correzione:
- IBAN diverso o errato da quello del conto si cui vuoi ricevere il pagamento
- errori nei campi “facoltativi” della fattura elettronica, quali il numero d’ordine o i dati della consegna richiesti dal cliente per la registrazione automatica del documento sui propri sistemi gestionali
- indirizzo Pec o codice destinatario errato: la fattura, una volta ricevuta e accettata dal Sistema di Interscambio, è considerata emessa e valida. L’obbligo dell’emittente, cioè tuo, nel caso specifico è solo quello di avvertire il cliente che la fattura è reperibile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi
In questi casi è infatti sufficiente informare il cliente per mail, Pec o raccomandata dell'errore, e conservare poi la documentazione inviata e ricevuta insieme al documento.
Fattura elettronica errata e rifiuto della PA
Può accadere che, nonostante i controlli positivi effettuati dal Sistema di Interscambio, sia l'ufficio della Pubblica Amministrazione a scartare la fattura. Quest'ultimo può comunicare l'errore con metodi e momenti diversi:
- rifiuto tramite “Notifica di esito” negativa: il rifiuto viene comunicato direttamente dal SdI al mittente fornendo dettagli sull’errore.
- rifiuto successivo all’accettazione o decorrenza dei termini: l’ufficio PA, dopo aver accettato la fattura in modo “implicito” (per decorrenza dei termini, cioè trascorsi 15 giorni senza alcuna comunicazione di esito positivo o negativo) o in modo “esplicito” (con una notifica di esito positiva), potrebbe rendersi conto di un errore e contattarti direttamente, (tramite PEC, telefono o altri mezzi) richiedendo una nota di credito (sempre in formato di fattura elettronica)
Nel primo caso ricordiamo che il documento si considera comunque emesso, secondo quanto indicato dal principio di diritto n. 17 dell’Agenzia delle Entrate del 30/10/2020. Per questo motivo il procedimento corrretto sarà quello di emettere una nota di credito a storno totale (che verrà rifiutata) e successivamente una nuova fattura elettronica. Stesso discorso se il rifiuto arriva successivamente all'accettazione o alla decorrenza dei termini. Qualora invece l'ufficio PA destinatario contatti senza aver inviato “Notifica di esito” (positivo o negativo) prima che siano decorsi i 15 giorni di decorrenza termini sarà necessario comunicare che non possiamo fare nulla finché l’ufficio non risponderà con “Notifica di esito” o i 15 giorni non saranno scaduti.