L'introduzione della fattura elettronica in Italia ha cambiato radicalmente il modo in cui imprese e professionisti gestiscono la loro contabilità. Dal 1° gennaio 2019, tutte le operazioni tra soggetti IVA devono essere documentate tramite fatture elettroniche, inviate attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate. Per chi è nuovo a questo processo o vuole assicurarsi di emettere fatture corrette, questa guida passo passo spiegherà come creare e inviare una fattura elettronica rispettando le normative in vigore.
1. Cos’è una Fattura Elettronica?
La fattura elettronica è un documento fiscale in formato digitale (XML) che contiene tutte le informazioni relative a una transazione commerciale. A differenza delle fatture cartacee o in PDF, quelle elettroniche devono essere inviate al Sistema di Interscambio, che le verifica e le trasmette al destinatario finale.
Una corretta emissione della fattura elettronica richiede il rispetto di regole tecniche e normative specifiche. Non si tratta solo di produrre un file, ma anche di garantire che questo venga consegnato e conservato nel modo giusto.
2. Requisiti Necessari per Emettere una Fattura Elettronica
Prima di entrare nel dettaglio della procedura, è fondamentale assicurarsi di disporre degli strumenti necessari:
- Partita IVA attiva: Solo i soggetti titolari di partita IVA possono emettere fatture elettroniche.
- Codice destinatario o indirizzo PEC del cliente: Il codice destinatario è un identificativo fornito da chi utilizza un software di gestione delle fatture elettroniche. In alternativa, è possibile inviare le fatture tramite PEC.
- Un software per la fatturazione elettronica: Esistono diversi strumenti per creare fatture elettroniche, dalle piattaforme gratuite dell’Agenzia delle Entrate a software privati che offrono servizi aggiuntivi, come la gestione automatizzata di clienti, pagamenti e reportistica.
3. Creare una Fattura Elettronica: Guida Passo Passo
Passo 1: Accedere a un Software per la Fatturazione Elettronica
Per emettere una fattura elettronica, puoi utilizzare:
- Il portale Fatture e Corrispettivi dell'Agenzia delle Entrate (gratuito);
- Un software di fatturazione elettronica di terze parti;
- Servizi forniti da commercialisti o intermediari fiscali.
Dopo esserti registrato e aver effettuato l’accesso al servizio scelto, sei pronto per iniziare a compilare la fattura.
Passo 2: Selezionare il Tipo di Fattura
A seconda della transazione che stai documentando, puoi emettere diversi tipi di fattura:
- Fattura immediata: Deve essere emessa entro 12 giorni dalla data di effettuazione dell’operazione (consegna del bene o prestazione del servizio).
- Fattura differita: Può essere emessa entro il 15° giorno del mese successivo a quello in cui si è conclusa l'operazione, ma solo in presenza di documenti di trasporto (DDT) o altre prove documentali.
- Nota di credito o debito: Utilizzate per correggere eventuali errori o per adeguare importi già fatturati.
Passo 3: Inserire i Dati del Cedente e del Cessionario
Una volta selezionato il tipo di fattura, è necessario inserire correttamente tutti i dati richiesti.
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Dati del cedente/prestatore: Si tratta del soggetto che emette la fattura, ovvero la tua azienda. Devi inserire:
- Ragione sociale o nome e cognome (in caso di professionisti);
- Partita IVA;
- Codice fiscale (se diverso dalla partita IVA);
- Indirizzo completo della sede legale.
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Dati del cessionario/committente: Questi sono i dati del destinatario della fattura:
- Ragione sociale o nome e cognome;
- Partita IVA e codice fiscale;
- Indirizzo della sede legale.
Se il cliente è un privato senza partita IVA, devi inserire il codice fiscale al posto della partita IVA.
Passo 4: Inserire il Codice Destinatario o PEC
Uno degli aspetti più critici della fattura elettronica è l’indirizzo di recapito. Ci sono due opzioni:
- Codice destinatario: Se il tuo cliente utilizza un software di gestione delle fatture elettroniche, ti fornirà un codice di 7 caratteri. Questo è l’indirizzo digitale a cui inviare la fattura.
- Indirizzo PEC: Se il cliente non dispone di un codice destinatario, puoi inviare la fattura all’indirizzo di posta elettronica certificata (PEC). In questo caso, inserisci il codice "0000000" (sette zeri) nel campo Codice Destinatario e compila il campo PEC con l’indirizzo fornito.
Passo 5: Compilare il Corpo della Fattura
Questa è la parte centrale della fattura, dove inserisci i dettagli della transazione.
- Numero e data della fattura: Ogni fattura deve avere un numero progressivo univoco e la data di emissione.
- Descrizione dei beni o servizi: Fornisci una descrizione dettagliata dei prodotti venduti o dei servizi resi.
- Quantità e prezzo unitario: Indica il numero di beni o ore lavorate e il prezzo unitario.
- Imponibile e IVA: Calcola l'importo totale soggetto a IVA e applica l'aliquota IVA corretta (22%, 10%, 4% o esenzione, a seconda del caso). Se l'operazione non è soggetta a IVA, specifica la norma che giustifica l'esenzione (ad esempio, "art. 10 DPR 633/72" per alcune operazioni non imponibili).
Passo 6: Verificare e Salvare la Fattura
Una volta completata la compilazione, è fondamentale verificare che tutte le informazioni inserite siano corrette. I dati errati possono portare a rigetti da parte del Sistema di Interscambio o a sanzioni da parte dell’Agenzia delle Entrate. Molti software offrono la possibilità di effettuare una verifica automatica del documento prima dell’invio.
Dopo la verifica, salva il documento in formato XML.
Passo 7: Invio della Fattura al Sistema di Interscambio (SdI)
Il passo successivo è trasmettere la fattura al Sistema di Interscambio. Il SdI verificherà che il file XML sia conforme ai requisiti tecnici e normativi. Se la fattura è corretta, verrà consegnata al destinatario. In caso di errori, il SdI rifiuterà la fattura, specificando le motivazioni del rigetto.
- Notifica di ricezione: Una volta accettata dal SdI, la fattura si considera emessa, e riceverai una notifica di avvenuta consegna.
- Notifica di scarto: Se la fattura viene rifiutata per errori tecnici o formali, il SdI ti invierà una notifica di scarto. In questo caso, dovrai correggere gli errori e inviare nuovamente la fattura.
Passo 8: Conservazione Digitale della Fattura
L’ultimo passo, ma non meno importante, è la conservazione della fattura elettronica. La normativa prevede che le fatture elettroniche vengano conservate in formato digitale per almeno 10 anni, utilizzando un sistema di conservazione elettronica conforme alle disposizioni dell’Agenzia delle Entrate.
Molti software di fatturazione offrono servizi di conservazione a norma, che garantiscono l’archiviazione sicura e la disponibilità delle fatture nel caso di controlli fiscali.
4. Errori Comuni da Evitare
Ecco alcuni errori comuni da evitare nella compilazione della fattura elettronica:
- Dati errati del cliente: Assicurati di inserire correttamente il codice destinatario o l'indirizzo PEC.
- Numerazione non progressiva: La numerazione delle fatture deve essere univoca e progressiva.
- Aliquote IVA non corrette: Verifica sempre l’applicazione corretta dell'aliquota IVA.
Seguire attentamente tutti i passaggi sopra elencati ti permetterà di emettere una fattura elettronica corretta, rispettando le normative vigenti. La fatturazione elettronica può sembrare complessa all’inizio, ma con un buon software di supporto e la giusta attenzione ai dettagli, diventa un processo gestibile e sicuro per le imprese di tutte le dimensioni.