Con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica per i contribuenti in regime forfettario, anche i piccoli imprenditori e i professionisti autonomi sono chiamati a modificare il proprio sistema di fatturazione. Dal 1° luglio 2022, i contribuenti in regime forfettario con ricavi o compensi annui superiori a 25.000 euro sono tenuti a emettere fatture elettroniche. Questo obbligo sarà esteso a tutti i forfettari dal 1° gennaio 2024, rendendo l’adeguamento necessario anche per chi, al momento, non ha raggiunto la soglia. Si tratta di un cambiamento che ha l’obiettivo di migliorare la trasparenza fiscale, facilitare la gestione della contabilità e combattere l’evasione fiscale.
Per adeguarsi a questo obbligo, il primo passo è dotarsi di un software di fatturazione elettronica. Esistono molteplici soluzioni, gratuite e a pagamento, che consentono di gestire la fatturazione elettronica in modo semplice e di garantire la conformità con il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, l’unico canale accettato per l’invio delle fatture elettroniche. Il portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate offre un servizio gratuito per la generazione e l’invio delle fatture elettroniche, una soluzione adatta a chi ha un numero limitato di fatture. Tuttavia, per chi necessita di una gestione più completa, i software di fatturazione commerciale offrono funzioni avanzate, come la gestione delle anagrafiche dei clienti, l’integrazione con altri strumenti contabili e la conservazione digitale.
Per ricevere le fatture elettroniche è necessario scegliere e registrare un canale di ricezione. Questo può avvenire tramite un Codice Destinatario o un indirizzo di Posta Elettronica Certificata (PEC). Il Codice Destinatario è un codice univoco fornito dal software di fatturazione o dal provider che il contribuente utilizza per ricevere le fatture. Se non si possiede un codice destinatario, si può scegliere di ricevere le fatture attraverso la propria PEC. Registrare il canale di ricezione è essenziale per garantire che le fatture elettroniche siano ricevute correttamente e conservate in modo adeguato.
Una volta attivato il software di fatturazione e configurato il canale di ricezione, è possibile iniziare a emettere fatture elettroniche. Durante la creazione della fattura, il software richiede l’inserimento di dati obbligatori, come l’anagrafica del cliente, l’importo, la descrizione dei servizi o prodotti, l’aliquota fiscale e altre informazioni rilevanti. Dopo aver compilato questi dati, il software converte automaticamente la fattura nel formato XML, il formato strutturato richiesto per le fatture elettroniche. La fattura viene quindi inviata all’Agenzia delle Entrate attraverso il Sistema di Interscambio, che verifica la correttezza del documento e lo inoltra al destinatario. Se il SdI rileva errori o informazioni mancanti, respinge la fattura, consentendo al contribuente di apportare le necessarie correzioni e reinviarla.
Un aspetto fondamentale della fatturazione elettronica è la conservazione delle fatture stesse. Per essere valide a livello fiscale, le fatture elettroniche devono essere conservate digitalmente e in modo conforme alle normative per un periodo di 10 anni. La conservazione digitale può avvenire attraverso il servizio gratuito offerto dall’Agenzia delle Entrate o utilizzando un software gestionale che offra un sistema di conservazione a norma. La scelta di un sistema di conservazione affidabile permette di mantenere le fatture al sicuro e disponibili per eventuali controlli fiscali.
L’introduzione della fatturazione elettronica offre numerosi vantaggi per i contribuenti. Uno dei principali benefici è la maggiore efficienza operativa. La fatturazione elettronica semplifica i processi contabili, riduce i tempi di emissione e ricezione delle fatture e limita gli errori derivanti dall’inserimento manuale dei dati. Inoltre, la gestione digitale delle fatture consente di avere un archivio sempre disponibile, accessibile e in ordine, agevolando la verifica della documentazione e riducendo il rischio di smarrimento dei documenti. Un altro vantaggio significativo è il risparmio sui costi, poiché la fatturazione elettronica elimina la necessità di stampare e spedire fatture cartacee. Questo permette di ridurre i costi di gestione e di archiviazione fisica, con un impatto positivo sull’efficienza aziendale.
La fatturazione elettronica garantisce inoltre una maggiore trasparenza fiscale, poiché con l’invio delle fatture al Sistema di Interscambio tutti i dati fiscali vengono registrati e messi a disposizione dell’Agenzia delle Entrate in tempo reale. Questo riduce il rischio di errori o omissioni e garantisce che la documentazione fiscale sia sempre corretta e conforme alle normative vigenti. Infine, l’adozione della fatturazione elettronica contribuisce alla sostenibilità ambientale, riducendo il consumo di carta e l’impatto ambientale delle attività amministrative. Con un sistema completamente digitalizzato, è possibile ridurre significativamente la produzione di rifiuti cartacei, un beneficio per le aziende e per l’ambiente.
L’adeguamento all’obbligo di fatturazione elettronica comporta però anche delle responsabilità. Il mancato rispetto dell’obbligo di emissione di fatture elettroniche può comportare sanzioni amministrative. In caso di mancata emissione della fattura elettronica, la sanzione varia tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’importo della fattura non emessa, con un minimo di 500 euro. Se la fattura viene emessa in ritardo, la sanzione è ridotta e corrisponde al 3% dell’imponibile della fattura, con un minimo di 250 euro, se l’emissione avviene entro un anno dal termine previsto.
Adeguarsi all’obbligo di fatturazione elettronica può sembrare un processo complesso, ma con i giusti strumenti diventa una procedura accessibile. L’adozione di un buon software di fatturazione come ad esempio Sdipec, l’impostazione del canale di ricezione e l’organizzazione della conservazione digitale rappresentano passi essenziali per conformarsi alla normativa in modo semplice e senza difficoltà. Grazie a questi strumenti, si può gestire la fatturazione in modo più efficiente e sicuro, ottimizzando i processi amministrativi e riducendo i rischi di errore. La fatturazione elettronica rappresenta un investimento per il futuro dell’attività, offrendo una gestione più trasparente, sostenibile ed efficiente delle operazioni fiscali.
Con l’introduzione della fatturazione elettronica, la gestione amministrativa entra in una nuova era, più digitalizzata e in linea con gli standard europei. Adottare questo sistema permette di allinearsi alle normative in modo fluido e di trarre vantaggio dalle numerose opportunità di ottimizzazione e innovazione che la fatturazione elettronica può offrire.