Il Registro dell’anagrafe condominiale è un documento obbligatorio che deve essere tenuto a cura dell’amministratore e messo a disposizione dei condomini per la consultazione.
Registro anagrafe condominiale, cos'è
Il registro dell’anagrafe condominiale è un documento obbligatorio che è stato introdotto, insieme al Registro di contabilità, dalla legge 220/2012. In questo registro devono essere riportati i dati personali dei condomini, il titolo in base al quale occupano l’unità immobiliare (proprietari, inquilini, usufruttuari, eccetera) e i riferimenti catastali di quest’ultima. Risulta quindi fondamentale nell’ambito della gestione del condominio. Per poter inserire correttamente questi dati, l'amministratore invia ai condomini una scheda volta alla raccolta di dati da inserire nel registro. Qualora un condomino non provveda sarà obbligo dell'amministratore inviare una lettera di sollecito tramite raccomandata, che gli permetta di ottenere i dati necessari ad aggiornare il registro. Trascorsi 30 giorni il professionista potrà acquisire da terzi (ad esempio il Catasto) i dati mancanti, addebitando le spese al condomino stesso.
La mancanza del Registro dell’anagrafe condominiale determina una grave carenza per l’amministratore e lo espone a conseguenze negative che possono sfociare anche nella revoca del suo incarico.
Registro anagrafe condominiale cosa contiene
Questo documento deve contenere:
contiene tutti i dati più importanti sui condòmini e sulle proprietà immobiliari di loro riferimento. A tal fine, fanno parte delle informazioni incluse nel Registro dell’anagrafe:
- le generalità dei condomini e i relativi codici fiscali
- la residenza e il domicilio di tali soggetti
- i recapiti (numeri di telefono, e-mail, ecc.)
- nel caso in cui l’unità immobiliare sia locata, anche i dati del conduttore
- i dati catastali di ogni singola unità immobiliare, come sezione urbana, foglio, particella, subalterno, Comune
A sancire i confini delle informazioni rilevabili dall’amministratore di condominio è stato il Garante della Privacy con un approfondimento contenuto nella newsletter 387/2014 e - ancora più recentemente - con il provvedimento 106 del 19 febbraio 2015, che ha ribadito come, in base alla disciplina sul trattamento dei dati personali, l’amministratore possa trattare solamente le informazioni attinenti alle finalità che intende perseguire. Egli potrà così acquisire tutte le informazioni che gli permettano di identificare e contattare i condomini, ma non potrà chiedere ulteriori documenti, come ad esempio il contratto di compravendita, poiché questa richiesta risulterebbe eccedente ai propri scopi.
Chi può accedere al Registro dell'anagrafe condominiale
A garantire l'accesso al documento è l'articolo 1129 c.c., che stabilisce l'obbligo per l'amministratore di comunicare ai condomini i locali in cui è conservato e permettere loro di accedervi nei giorni e nelle ore indicate, previo appuntamento. I condomini possono visionare in modo gratuito il registro e ottenere anche una copia sottoscritta previo rimborso delle spese sostenute.
In alcuni casi speciali le informazioni contenute nel Registro dell'anagrafe condominiale possono anche essere fornite a terzi. Un esempio è dato dal Comune, che può chiedere all'amministratore informazioni su eventuali locazioni per le quali non esiste registrazione del contratto all'Agenzia delle Entrate.