La firma digitale o elettronica è l'equivalente informatico della firma autografa che ciascuno di noi appone con la penna sui documenti cartacei, per dare a questi ultimi valore legale. Quando parliamo di fatture elettroniche invece siamo davanti a documenti informatici, che potranno essere autenticati solo attraverso una firma digitale, o per meglio dire della Firma Elettronica Qualificata. Proprio questo è il termine utilizzato dai testi normativi per indicare quel mezzo attraverso il quale privati cittadini, imprese e amministrazioni pubbliche possono dare valore legale ai documenti che firmano al computer.
Firma Elettronica Qualificata, caratteristiche
La firma elettronica qualificata di un documento informatico, come può essere la fattura elettronica, è necessaria perché si propone di soddisfare tre caratteristiche specifiche:
- autenticità, ovvero che il destinatario possa verificare l’identità del mittente
- non ripudiabilità, così che il mittente non possa quindi disconoscere un documento da lui firmato
- integrità, che nessuno possa alterare il documento
Questo sistema si inserisce perfettamente anche nei provvedimenti introdotti dal SEPA che si prefiggono di condurci, entro un recente futuro, a usare sempre più raramente carta e penna e sostituirli con file digitali più facili da gestire, inviare, importare e archiviare.
Come ottenere il kit firma digitale per documenti?
Come fare per avere la firma digitale, così da poter dare valore legale ai documenti ufficiali diretti a privati, enti della pubblica amministrazione e aziende private? Prima di analizzare la procedura per ottenere il kit firma elettronica certificata occorre chiedersi se ne abbiamo veramente bisogno. Con il software di fatturazione elettronica completo Sdipec infatti non avrai necessità di una firma digitale per firmare i documenti elettronici, poiché il gestionale si occuperà di firmare, inviare e conservare le fatture elettroniche B2B, B2C e verso la Pubblica Amministrazione.
Se invece non hai installato il software dovrai collegarti al sito di una delle aziende che offrono il kit per firma digitale, come Infocert, Aruba e Poste Italiane, e selezionare il kit da acquistare. Proprio così, perché nessuno di loro offre un kit firma digitale gratuito!
Una volta scelta l'azienda sarà necessario procedere selezionando il tipo di kit desiderato e seguire le istruzioni a video.
Una volta completata tutta la procedura arriverà un messaggio di posta elettronica con alcuni documenti allegati, che dovranno essere stampati, firmati e autenticati presso un ufficio comunale della propria città. Ovviamente come quasi sempre accade per queste procedure burocratiche, sarà necessario pagare una marca da bollo (circa 15 euro) per completare l’operazione.
I documenti autenticati dovranno poi essere inviati, accompagnati da una copia fronte-retro di un documento d’identità valido, tramite posta ordinaria/raccomandata/prioritaria all’indirizzo indicato nella email ricevuta in precedenza.
I tempi di attesa per la ricezione del kit firma digitale dovrebbero essere di qualche giorno.
Un ultimo passaggio potrebbe prevedere il collegamento al sito del fornitore scelto una volta ricevuto il kit a casa per inserire i dati e poter così scaricare il software necessario èer apporre la firma elettronica qualificata e quindi iniziare a usare il dispositivo per dare validità legale ai documenti.